Una organización es el proceso de arreglar a estructura de una organización y de coordinar sus métodos gerenciales y empleo de los recursos para alcanzar sus metas. Es un grupo relativamente estable de personas en un sistema estructurado y en evolución cuyos esfuerzos coordinados tienen por objeto alcanzar metas en ambiente dinámico.
Las empresas productoras y de servicios son organizaciones, como también lo son escuelas, hospitales, iglesias, unidades, militares, tiendas minoristas, departamentos de policía y los organismos de los gobiernos locales, regionales y estatales. Las personas que supervisan las actividades de otras, que son responsables de que las organizaciones alcancen estas metas, con sus administradores.
Procesos de Organización
Un proceso clásico de la organización es el establecimiento de roles, relaciones, autoridades y responsabilidades, con el objetivo de operar con la eficiencia y eficacia requerida para alcanzar los objetivos.
Lo que se espere de un proceso de organización su estructura debe de ser un carácter tal que muestre los cargos sus relaciones, mecanismos de coordinación de control de los miembros de la organización. A demás figurar los niveles de autoridad y de responsabilidad. Identificar los criterios de asignación de recursos, el objetivo de la estructura es de dividir como ayuda en el cumplimiento de los procesos de negocios de la organización, en todo sus niveles.
- Detallar todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metas de la organización. Toda organización se crea para lograr un conjunto de propósitos, todas las finalidades se logran en forma diferente, por consiguiente, para que se logren las metas de la organización las tareas deben ser establecidas primero.
- Dividir las cargas total de trabajo en actividades que pueden ser ejecutadas en forma lógica, por una persona o grupo de personas. Las organizaciones se crean por que el trabajo que debe realizarse no pueden hacerlo una persona, de ahí que el trabajo deba dividirse adecuadamente entre sus miembros.
- Cambiar el trabajo de los miembros de la organización de modo lógico y eficiente. A medida que una organización crece y contrata a más personal para llevar a cabo las actividades, se hace necesario agrupar a las personas cuya tarea guarda relación entre sí.
- Establecer un mecanismo de coordinación, el trabajo de los miembros que un poco unitario y armonioso. A medida que los individuos y de departamentos realizan sus actividades especializadas, pueden olvidarse las metas de la organización o bien surgir conflictos entre los miembros. Los gerentes de mercadotecnia de una compañía pueden hacer presión para que se apruebe un presupuesto mayor de publicidad y así estimular la demanda, aun cuando el interés general de la compañía es invertir en creces, en equipos automatizados, reducir los costos.
- Vigilar la eficiencia de la organización y hacer ajustes para mantenerla y mejorarla. Dado que organizar es un proceso constante, se requiere una evaluación periódica de los cuatro pasos precedentes. A medida que la organización crece y cambia las situaciones hay que evaluar su estructura a fin de asegurarse de que sea compatible por una operación eficaz y eficiente para satisfacer las necesidades presentes.
Dentro de estos procesos organizacionales podemos encontrar aquellos que son más significativos los que incluyen de manera más permanente en los empleados.
Motivación: la motivación es la gasolina del cerebro, esta crea la necesidad para luego tener impulso y lograr el fin.
Comunicación: debe fluir en forma vertical, descendente (del líder al trabajador) y ascendente (del trabajador al líder). Esto a través de un control de flujo.
Liderazgo: no se mide por la capacidad o habilidad en sí misma, sino por el influir, estatus, claridad en lo que quiere, lealtad y sinceridad por parte del líder.
Trabajo en equipo: trabajar complementando sus dotes y habilidades individuales por lograr una meta en común dentro de la organización y aquellos objetivos trazados a cada integrante.
Procesos Gerenciales
El proceso gerencial es el conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos técnicas y métodos.
El proceso durante el cual el gerente debe escoger las alternativas a su disposición. Toda toma de decisión parte de la identificación de un problema, luego se establecen los criterios de solución, la evaluación de las alternativas de solución y la escogencia de una de ellas.
El proceso gerencial es un factor importante en todos los aspectos de la vida, primordialmente en las organizaciones comerciales, industriales ó educativas. Ya que permite administrar el tiempo los recursos y las actividades de forma tal que todos estén sincronizados, utilizando elementos esenciales que no deben faltar tales como: planificar, ejecutar, controlar (seguimientos), evaluar, retoralimentar, comunicar y toma de decisiones. Por esta razón la gerencia es un arte, imprescindible para lograr coordinación y éxito en todas las faenas de la vida. En el caso de la educación la gerencia es una actividad que impulsa a los educadores a alcanzar el éxito de su proceso laboral, ya que le ofrece las estrategias para alcanzar con mayor eficacia los objetivos.
La gestión estratégica de aquellas actividades requeridas para alcanzar la eficacia pedagógica, la eficiencia administrativa, el gerente educativo se vale del proceso de planificación: definir metas. Las estrategias gerenciales para alcanzar dichas metas.
Organización: los gerentes son responsables de diseñar las estructuras, determinación de tareas y sus procedimientos, y dónde se tomarán las decisiones.
Dirección: los gerentes tienen la responsabilidad de motivar, dirigir las actividades de sus empleados, estableciendo canales de comunicación idóneos.
Control: debe monitorear el rendimiento de la organización, para asegurarse que todas las acciones se desenvuelvan como corresponde.
Planeación: toda organización sin importar su propósito, índole o naturaleza está formada por un conjunto de elementos y recursos (físicos, intelectuales, financieros, tecnológicos entre otros) que necesitan ser armonizados y "planificados", esto con el propósito de lograr ese objetivo común empresarial "perdurar saludable en el tiempo", es decir, lograr desarrollar un ciclo de vida óptimo que le permita alcanzar metas, objetivos y misiones.
Es importante reconocer que las organizaciones se desarrollan y operan en un medio ambiente formado por variables tanto internas como externas, las cuales interactuando entre sí, afectan el alcance de los objetivos organizacionales. En tal sentido, gerentes y directores en busca de esa armonía institucional, indagan a través del proceso de planificación como entender la interacción entre dichas variables, con el fin, de canalizar y alinear las fuerzas individuales de cada elemento hacia la consecución del fin institucional.
Organización: una vez definido el proceso de planificación, se procede instaurar a la organización como función administrativa, parte integrante e interactuante del proceso administrativo. En este sentido, el proceso de organización se refiere al acto de organizar, integrar, estructurar los recursos y los órganos involucrados a la administración, establecer relaciones entre ellos a los fines de asignar las atribuciones de cada uno. Organizar incluye todas las funciones administrativas orientadas a transformar las actividades planificadas en estructuras de tareas y autoridad.
Dirección: la dirección tercer paso fundamental del proceso gerencial, es la encargada de operacionalizar los lineamientos establecidos en el proceso de la planificación y estructurados en la etapa de la organización. La dirección sintetiza, canaliza, los esfuerzos producidos en los pasos anteriores, de allí su importancia así como, el rol fundamental operativo dentro de la actividad gerencial.
Control: el objeto de que el proceso de control se desarrollo de manera efectiva, innovadora y contemporánea a las exigencias vividas en la organización, éste debe aplicarse continuamente en la organización, en tal sentido, la periodicidad en su aplicación puede en un determinado momento significar el éxito o no del alcance de los objetivos organizacionales.
Una vez la organización está en marcha, el controlar los procesos y recursos, permea los demás patrones establecidos. Es importante comparar el trabajo personal, grupal, de equipos y de la organización vista como un todo, con las pautas establecidas en los diferentes planes: estratégicos, tácticos, operativos y de acciones.
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