Manual de Procedimiento

El presente documento se realiza el Manual de Procedimiento del control de acceso mediante un carnet con banda magnética para el control de acceso a estudiantes, profesores, personal administrativo al Instituto Universitario de Nuevas Profesiones.

Con este presente Manual de Procedimiento, se pretende facilitar la gestión realizada en el control de acceso con carnet con banda magnética, con la finalidad de obtener información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre sus funciones, sistema y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en el departamento y así un instrumento valioso en la resolución de situaciones diarias, para lograr un eficiente control tanto interno como externo.

Lo que se busca con la realización de este manual es que los empleados de este departamento están capacitados y cuenten con instrumentos más efectivos que estén a su alcance, para tomar decisiones más seguras, en menor tiempo posible y con un menor margen de error.

Al realizar este Manual el interés es tener a la disposición de cualquier empelado, o al público en general, además de ofrecer un manual técnico, de fácil consulta, que contiene información básica de los procesos de este departamento para facilitar su acceso y consulta. Además de facilitar los procesos del día a día del departamento, el manual ayudará a dar cumplimiento con las metas internas, objetivos y propósitos dentro de la organización, en pro de buscar la eficiencia de la actuación administrativa y velar por los intereses del departamento y de la organización. A pesar de ser un Manual de Procedimiento no se quiere realizar un estudio doctrinario y cerrado, donde se pretenda cumplir a cabalidad lo descrito en él, sino bien su función es simple y práctica, ofreciendo soluciones a los empleados o lectores, de una manera más ordenada y sistematizada.

Objetivo

Normar los procedimientos mediante un carnet con banda magnética para el control de acceso a estudiantes, profesores, personal administrativo al Instituto Universitario de Nuevas Profesiones.

Alcance

La presente norma es de aplicación y cumplimiento en todo ámbito del Instituto Universitario de Nuevas Profesiones sede San Bernardino, incluyendo a futuro las diferentes sedes de la institución a nivel nacional. Incluye al personal docente, administrativo, servicios generales y visitantes.

Bases Legales

• Documento Único de Organización -D.U.O.
• Reglamento de Seguridad.
• Reglamento de Operaciones.

Descripción de Procedimientos

• Procedimientos Generales
• Toda persona que ingrese al Instituto Universitario de Nuevas Profesiones, deberá portar su carnet de banda magnética en todas las áreas de la institución.
• El Personal de seguridad, están autorizados para revisar y verificar el carnet y la identificación de las personas que ingresen a la institución. 
• Cuando el personal de seguridad, detecte alguna irregularidad en el acceso, deberá intervenir el personal involucrado y ponerlos a disposición del personal administrativo, para el esclarecimiento del caso.
• La persona de seguridad, es el órgano responsable de monitorear a las personas que ingresan a las instalaciones de la institución.
• todas las personas que ingresan a las instalaciones de la institución, deberán cumplir las normas y disposiciones internas de la institución.
• El personal de seguridad, no permitirá el ingreso de comida, gorras u otras cosas sospechosas a las instalaciones de la institución, por lo cual deberán contar con la autorización escrita del docente o personal administrativo.

• Procedimientos Específicos
• Control de Acceso a los Trabajadores, Servicios Generales y personal Administrativo
• Todos los trabajadores están obligados a portar su carnet, durante su permanencia dentro de la institución.
• Al ingreso y salida, deberán registrar su carnet en la entrada de la institución.
• El personal de seguridad está facultado para intervenir a los trabajadores que no usen el carnet, anotando el nombre, apellido y remitiendo el personal administrativo para que procedan con el reglamento interno de la institución.
• Cuando el trabajador por alguna razón no tenga su carnet, deberá tramitar ante vigilancia para que le otorguen un pase de visitante, hasta solucionar el impase, en caso contrario no podrá ingresar a laborar.
• En caso de pérdida o robo, deberá comunicar a la administración y al personal de seguridad, para que le sea otorgado un pase provisional para que pueda ingresar.

• Control de Acceso Peatonal
• Las personal ingresaran por la puerta principal.
• En horas de servicio normal, el servicio estará a cargo de un (1) guardia de seguridad y un (1) personal administrativo.
• El personal de vigilancia a cargo del acceso peatonal, verificara que todo el personal que ingresa o sale por la puerta utilice su pase, y en caso de trabajadores autorizados mediante  un pase, deberán verificar la autenticación de la misma.
• El personal de seguridad, verificará que el personal que entra o sale con el carnet sea el que tenga la foto del mismo.

• Control de Acceso de Visitas
• El sistema de control de visitas a la institución, permitirá:
• Registro de ingresos y salida del personal visitante (código de identificación de visita, nombres, apellidos, cédula de identidad).
• Numero de pase para la visita, fecha de ingreso, fecha de salida, hora de ingreso y salida.
• Área visitada.
• Motivo de la visita.
• Deberá registrarse la persona que autoriza el ingreso de la visita.
• El personal de seguridad registrará quien atiende a la visita, con los datos correspondientes.
• Anunciara previamente a la oficina visitada por el anexo telefónico anunciando la llegada.