Requerimiento
En la Empresa COSMETIC C.A. se requiere un sistema de control de nómina, un sistema de inventario y un sistema contable, para e control del personal que labora en las instalaciones y control de los productos en los diferentes almacenes tanto locales como regionales y que se distribuyen y venden en las distintas sucursales, abastos, bodegas y supermercados.
Se realizara una propuesta con el fin de optimizar sus recursos, automatizar el control en todos los aspectos de la nómina, inventario y contable, considerando que la ley laboral vigente incluyendo los cálculos de impuestos fijos y retención de impuestos sobre la renta, de acuerdo con las reformas para el ISLR aplicables.
Análisis y Diseño de Sistema
1. Antecedentes
Durante los últimos 10 años, el mundo de la automatización se ha movido en la dirección de lograr una mejor y mas efectiva integración de información a través de los distintos niveles que conforman una corporación o empresa. Anteriormente, existía una frontera bastante marcada entre los sistemas de control de proceso empresariales y las plataformas de sistemas instaladas a nivel corporativo.
Esta tendencia actual se debe ver como "subir" la información de procesos al grupo gerencial y "bajar" la información que se maneja a nivel de gerencia media y alta de operaciones de una manera rápida, eficiente y confiable. Esto persigue que todos los niveles de una corporación "hablen el mismo idioma".
Los sistemas computarizados son instrumentos abiertos que interactúan con su medio ambiente, remitiendo un control eficiente y optimo que brinda un adecuado manejo de los datos, es por ello que se propuso el desarrollo de un sistema de nómina computarizado para corregir los problemas.
La empresa COSMETIC C.A. es una empresa radicada en el Distrito Capital desde hace más de 3 años, también tiene 4 almacenes ubicados en los estados Carabobo, Zulia, Anzoategui y Guarico, además de ser una corporación que busca mejorar continuamente su efectividad, productividad y competitividad, por tanto es importante su desarrollo a nivel tecnológico específicamente en lo que se refiere a su sistema actual de control de nómina, inventario y contabilidad,
Se puede observar que en dicha empresa existen varios déficit, que desfavorecen el buen desarrollo organizacional y sus patrones de excelencia. Una de estas fallas se presentan a la hora de los pagos de nómina de los empleados, ya que al realizar tantos cálculos numéricos para cada uno de ellos de forma manual ocurren errores, en los cuales afecta a los a trabajadores y por lo tanto, a la empresa. Generalmente, ocasiona molestias en las personas que efectúan dichas operaciones del cálculo, lo que puede generar pérdidas a largo plazo a la empresa ya que no se encuentran con la disposición y el compromiso necesario de cada empleado para el cumplimiento de sus actividades laborales.
Otro punto negativo se puede notar al momento que se necesite algún tipo de información o documento (como recibos de pago, facturas, entre otros) ya que no se ubica fácil y rápidamente, esto debido a la existencia de un gran numero número de archivos para una búsqueda manual, lo que ocasiona pérdida de tiempo a los trabajadores al momento de realizar sus labores diarias y en consecuencia, gastos a la empresa porque dificulta su capacidad de respuesta ante situaciones cotidianas, además de no permitir disfrutar de las nuevas tecnologías para el manejo de dichos archivos.
Se percibe también que en este sistema manual, sucede un grave problema como lo es la perdida de documentos o información, que pueden ser facturas, contratos, bouchers, debido a que no existe una organización como tal, en el control de los documentos, esto acarrea consecuencias como perdida de dinero, clausura de la empresa por parte de entidades gubernamentales al no llevar un debido control para el pago de sus impuestos.
En última instancia, muchas de las personas que labora en el departamento de RRHH, personal de almacén, depositarios y el departamento de contabilidad, cargas con un gran exceso de trabajo ya que no existe un control para los archivos y principalmente, por no poseer un sistema actualizado, es decir, un programa computarizado que facilite el control de la nomina del departamento. Por todo esto, este exceso de trabajo se puede ver en los trabajadores (stress), cansancio y mal cumplimiento de sus actividades, situación que afecta el entorno laboral y el desarrollo integral que debería existir en cualquier sitio de trabajo para un mejor desarrollo de la organización.
También se presenta problemas con la localización de las facturas. órdenes de pago, retenciones entre otros a la hora de hacer la contabilidad dentro de la empresa y la distribución de la mercancía tanto local como regional y la cantidad de productos que entra o sale de los almacenes y el contrato de transporte externo.
Se puede observar que en dicha empresa existen varios déficit, que desfavorecen el buen desarrollo organizacional y sus patrones de excelencia. Una de estas fallas se presentan a la hora de los pagos de nómina de los empleados, ya que al realizar tantos cálculos numéricos para cada uno de ellos de forma manual ocurren errores, en los cuales afecta a los a trabajadores y por lo tanto, a la empresa. Generalmente, ocasiona molestias en las personas que efectúan dichas operaciones del cálculo, lo que puede generar pérdidas a largo plazo a la empresa ya que no se encuentran con la disposición y el compromiso necesario de cada empleado para el cumplimiento de sus actividades laborales.
Otro punto negativo se puede notar al momento que se necesite algún tipo de información o documento (como recibos de pago, facturas, entre otros) ya que no se ubica fácil y rápidamente, esto debido a la existencia de un gran numero número de archivos para una búsqueda manual, lo que ocasiona pérdida de tiempo a los trabajadores al momento de realizar sus labores diarias y en consecuencia, gastos a la empresa porque dificulta su capacidad de respuesta ante situaciones cotidianas, además de no permitir disfrutar de las nuevas tecnologías para el manejo de dichos archivos.
Se percibe también que en este sistema manual, sucede un grave problema como lo es la perdida de documentos o información, que pueden ser facturas, contratos, bouchers, debido a que no existe una organización como tal, en el control de los documentos, esto acarrea consecuencias como perdida de dinero, clausura de la empresa por parte de entidades gubernamentales al no llevar un debido control para el pago de sus impuestos.
En última instancia, muchas de las personas que labora en el departamento de RRHH, personal de almacén, depositarios y el departamento de contabilidad, cargas con un gran exceso de trabajo ya que no existe un control para los archivos y principalmente, por no poseer un sistema actualizado, es decir, un programa computarizado que facilite el control de la nomina del departamento. Por todo esto, este exceso de trabajo se puede ver en los trabajadores (stress), cansancio y mal cumplimiento de sus actividades, situación que afecta el entorno laboral y el desarrollo integral que debería existir en cualquier sitio de trabajo para un mejor desarrollo de la organización.
También se presenta problemas con la localización de las facturas. órdenes de pago, retenciones entre otros a la hora de hacer la contabilidad dentro de la empresa y la distribución de la mercancía tanto local como regional y la cantidad de productos que entra o sale de los almacenes y el contrato de transporte externo.
1.2 Basas Teóricas
Es importante llegar a una solución de cada uno de los problemas que suceden actualmente en el departamento de RRHH de la empresa COSMETIC C.A. porque cada uno de ellos forma una parte importante de lo que se puede llamar eficaz, desarrollo del departamento y por lo tanto, es necesario resolverlos antes de que puedan traer consecuencias graves a la empresa.
El estudio contribuirá a realizar un análisis más profundo de esta problemática teórica, donde se induce a una nueva perspectiva de sistemas y a su vez para que la organización establezca un sistema de información que sea eficaz y eficiente.
Con este sistema la organización y el manejo de archivos será mucho más más fácil, ya que simplemente con un rápido acceso al computador se podría ubicar cualquier información concerniente al departamento que se necesite en determinado momento, evitando de esta manera los retrasos que se generan en la búsqueda manual de un documento, además el departamento tendría la capacidad de respuesta acorde con los requerimientos de sus superiores.
Además, un sistema computarizado permite a la empresa un mejor desarrollo, ya que con la implantación de nuevas tecnologías se puede llevar un control eficaz y un manejo de datos con una mínima inversión, que puede multiplicarse en beneficios tales como: calidad y excelencia de servicio, personal comprometido con la empresa, aumento de cartera de clientes, entre otros,
El sistema de nómina computarizado contara con una configuración de cálculo de tiempo extraordinario (tiempo extra, dobles, jornadas triples). Además un módulo para efectuar el cálculo de vacaciones y prima por vacaciones. En referencia al cálculo de la nómina maneja el salario diario del trabajador, salario total, percepciones, deducciones y provisiones. Igualmente un inventario de personal donde se reflejen los datos principales del trabajador (número de empleados, fecha de alta, fecha de antigüedad, nombre, cargo, entre otros), y su información personal (dirección. teléfono, sexo, estado civil, fecha de nacimiento, entre otros) así como las condiciones de pago para el trabajador (efectivo, transferencia o cheque).
Es importante llegar a una solución de cada uno de los problemas que suceden actualmente en el departamento de RRHH de la empresa COSMETIC C.A. porque cada uno de ellos forma una parte importante de lo que se puede llamar eficaz, desarrollo del departamento y por lo tanto, es necesario resolverlos antes de que puedan traer consecuencias graves a la empresa.
El estudio contribuirá a realizar un análisis más profundo de esta problemática teórica, donde se induce a una nueva perspectiva de sistemas y a su vez para que la organización establezca un sistema de información que sea eficaz y eficiente.
Con este sistema la organización y el manejo de archivos será mucho más más fácil, ya que simplemente con un rápido acceso al computador se podría ubicar cualquier información concerniente al departamento que se necesite en determinado momento, evitando de esta manera los retrasos que se generan en la búsqueda manual de un documento, además el departamento tendría la capacidad de respuesta acorde con los requerimientos de sus superiores.
Además, un sistema computarizado permite a la empresa un mejor desarrollo, ya que con la implantación de nuevas tecnologías se puede llevar un control eficaz y un manejo de datos con una mínima inversión, que puede multiplicarse en beneficios tales como: calidad y excelencia de servicio, personal comprometido con la empresa, aumento de cartera de clientes, entre otros,
El sistema de nómina computarizado contara con una configuración de cálculo de tiempo extraordinario (tiempo extra, dobles, jornadas triples). Además un módulo para efectuar el cálculo de vacaciones y prima por vacaciones. En referencia al cálculo de la nómina maneja el salario diario del trabajador, salario total, percepciones, deducciones y provisiones. Igualmente un inventario de personal donde se reflejen los datos principales del trabajador (número de empleados, fecha de alta, fecha de antigüedad, nombre, cargo, entre otros), y su información personal (dirección. teléfono, sexo, estado civil, fecha de nacimiento, entre otros) así como las condiciones de pago para el trabajador (efectivo, transferencia o cheque).
2. Planteamiento del Problema
En la empresa COSMETIC C.A. se evidencia que el proceso de nómina se realiza a través de la entrega de la información en Excel por parte de las empresas privadas, transcribiendo la información. De este modo se presentan errores en la entrega de la información y el cálculo y liquidación de la nómina. Así que se ha planteado la necesidad de diseñar un sistema de nómina con el fin de facilitar a los trabajadores de la empresa privada el ingreso, proceso y entrega de la información.
3. Objetivo Principal
Diseñar e implementar un sistema de información para el control de nómina en el departamento de RRHH de la empresa COSMETIC C.A.
En la empresa COSMETIC C.A. se evidencia que el proceso de nómina se realiza a través de la entrega de la información en Excel por parte de las empresas privadas, transcribiendo la información. De este modo se presentan errores en la entrega de la información y el cálculo y liquidación de la nómina. Así que se ha planteado la necesidad de diseñar un sistema de nómina con el fin de facilitar a los trabajadores de la empresa privada el ingreso, proceso y entrega de la información.
3. Objetivo Principal
Diseñar e implementar un sistema de información para el control de nómina en el departamento de RRHH de la empresa COSMETIC C.A.
4. Objetivo Especifico
Analizar y determinar los requerimientos establecidos por la empresa para implementar un nuevo sistema de control de nómina.
Consolidar la información recolectora de los datos de nómina, usuario y base de datos para asegurar su fidelidad y seguridad a los datos generados.
Diseñar un sistema de información con base en la información recolectada.
Desarrollar un sistema de información de control de nómina que facilite el cálculo del pago de nómina, siendo confiable y eficaz.
Implementar el sistema permitiendo al usuario su acceso con mayor funcionalidad, eficacia y garantizando su confiabilidad.
Diseñar un sistema computarizado establecido por la empresa para implantar un nuevo sistema de control de nomina para así corregir las fallas y modernizar las funciones del departamento.
Analizar y determinar los requerimientos establecidos por la empresa para implementar un nuevo sistema de control de nómina.
Consolidar la información recolectora de los datos de nómina, usuario y base de datos para asegurar su fidelidad y seguridad a los datos generados.
Diseñar un sistema de información con base en la información recolectada.
Desarrollar un sistema de información de control de nómina que facilite el cálculo del pago de nómina, siendo confiable y eficaz.
Implementar el sistema permitiendo al usuario su acceso con mayor funcionalidad, eficacia y garantizando su confiabilidad.
Diseñar un sistema computarizado establecido por la empresa para implantar un nuevo sistema de control de nomina para así corregir las fallas y modernizar las funciones del departamento.
5. Planteamiento del Sistema Actual
Debido a que no hay sistema actual en la empresa COSMTIC C.A., ya que es una empresa nueva, no hay planteamiento del sistema.
Debido a que no hay sistema actual en la empresa COSMTIC C.A., ya que es una empresa nueva, no hay planteamiento del sistema.
6. Planteamiento del Sistema Propuesto
Diseño de Sistema de Control de Nomina del Departamento de RRHH de la empresa COSMETIC C.A.
Diseño de Sistema de Control de Nomina del Departamento de RRHH de la empresa COSMETIC C.A.
Entrevista
¿Explique qué le parece el sistema de recursos humanos que usa?
¿Si pudiera mejorar algo del sistema que usa actualmente que mejoraría?
¿Qué sistema de recursos humanos ha trabajado anteriormente?
¿En qué forma soporte técnico apoya al departamento de recursos humanos?
¿Cómo se consideraría en la planificación de recursos humanos en la empresa el proyecto de cambiar la tecnología productiva por un sistema más automatizado de producción?
¿El sistema de recursos humanos que está usando actualmente tiene todos los requerimientos que necesita?
Si_ No_
¿El sistema que usa actualmente tiene subsistemas?
Si_ No_
¿El sistema que usa actualmente es confiable?
Si_ No_
¿Se le hizo fácil aprender el sistema en 3 días?
Si_ No_
¿Le gustaría un sistema nuevo y confiable en su departamento?
Si_ No_
¿Explique qué le parece el sistema de recursos humanos que usa?
¿Si pudiera mejorar algo del sistema que usa actualmente que mejoraría?
¿Qué sistema de recursos humanos ha trabajado anteriormente?
¿En qué forma soporte técnico apoya al departamento de recursos humanos?
¿Cómo se consideraría en la planificación de recursos humanos en la empresa el proyecto de cambiar la tecnología productiva por un sistema más automatizado de producción?
¿El sistema de recursos humanos que está usando actualmente tiene todos los requerimientos que necesita?
Si_ No_
¿El sistema que usa actualmente tiene subsistemas?
Si_ No_
¿El sistema que usa actualmente es confiable?
Si_ No_
¿Se le hizo fácil aprender el sistema en 3 días?
Si_ No_
¿Le gustaría un sistema nuevo y confiable en su departamento?
Si_ No_
Estudio de Factibilidad
Optimización del Sistema Actual
100.000
* Personal para instalar red * Capacitación del personal de RRHH |
100.000
* Conexión y funcionamiento *Capacitación del personal de red |
20.000
* Mantenimiento de red |
10.000
* Mantenimiento de fotocopiadora |
50.000
* Mantenimiento de impresora y fotocopiadora |
|
30%
Capacitación del personal y adaptación del nuevo sistema |
40%
Mejor uso de los recursos existentes |
45%
Mejor uso de los recursos y existentes y capacitación del personal |
60%
Mejor uso de los recursos disponibles |
75%
Capacitación del personal y mejor uso de los recursos existentes |
Adquirir un Sistema ya existente en el mercado
Recursos Operativos
|
700.000
* Equipos nuevos (10 computadoras) * Licencia de Office y Windows * Nueva licencia de antivirus * Nuevo sistema del mercado |
300.000
* Nuevo servidor * Windows server 2003 |
200.000
* Mantenimiento de equipos * Compra de impresoras u compra de fotocopiadora |
100.000
* Compra de consumibles * Mantenimiento de fotocopiadora |
50.000
* Mantenimiento de fotocopiadora * Mantenimiento de impresora * Compra de consumibles |
100.000
*Capacitación del personal de RRHH con el sistema nuevo |
100.000
* Conexión y funcionamiento de nueva red * Capacitación del personal de red * Migración al nuevo sistema |
20.000
* Mantenimiento de red |
10.000
* Mantenimiento de fotocopiadora |
50.000
* Mantenimiento de impresoras y fotocopiadora |
|
30%
Capacitación del personal y adaptación del nuevo sistema |
40%
Mejor uso de los recursos existentes y personal mejor capacitado |
45%
Mejor uso de los recursos y existentes y capacitación del personal |
60%
Mejor uso de los recursos disponibles |
75%
Capacitación del personal y mejor uso de los recursos existentes |
Desarrollar un sistema nuevo
700.000
* Equipos nuevos (10 computadoras) * Licencia de office y windows * Nueva licencia de antivirus *Conexión de red nueva |
300.000
* Nuevo servidor * Windows server 2003 * Implantación de nuevo programa |
200.000
* Mantenimiento de equipos * Compra de impresoras * Compra de fotocopiadoras |
100.000
* Compra de consumibles * Mantenimiento de fotocopiadora |
50.000
* Mantenimiento de fotocopiadora * Mantenimiento de impresora * Compra de consumibles |
|
100.000
* Personal para instalar red * Capacitación del personal de RRHH |
100.000
* Conexión y funcionamiento de nueva red * Capacitación del personal de red y del nuevo sistema * Migración al nuevo sistema |
20.000
* Mantenimiento de red |
10.000
* Mantenimiento de fotocopiadora |
50.000
* Mantenimiento de impresora y fotocopiadora |
|
30%
Capacitación del personal y adaptación del nuevo sistema |
40%
Mejor uso de los recursos existentes |
45%
Mejor uso de los recursos y existentes y capacitación del personal |
60%
Mejor uso de los recursos disponibles |
75%
Capacitación del personal y mejor uso de los recursos existentes |
Selección Probable del Sistema
El sistema que mejor se adapta a la empresa COSMETIC C.A., optimización del sistema actual, debido a que se puede hacer cambios en la empresa más rápidamente, debido a que se hace migración a un sistema nuevo, con nuevos equipos que van a durar más de 5 años por el uso que se le dedica, y se va a tener un servidor donde se va a guardar toda la información del personal que labora dentro de la empresa que esto le va a permitir, un mejor desempeño dentro de la organización.
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