Las etapas que compone el proceso administrativo son la base fundamental para el logro de las metas a corto, mediano y largo plazo, teniendo como fin, permitir que la administración pueda guiar a la empresa a la realización de los objetivos que se hubieran fijado o que se propongan, logrando de esa forma los objetivos logrados.
El proceso administrativo está compuesto de diferentes etapas, básicas a través de las cuales se realiza la administración. Es posible a los administradores en todos los niveles organizacionales en cualquier tipo de organización, las fases del proceso administrativo son las siguientes:
Flujograma del Proceso Administrativo
PLANIFICACIÓN o PLANEACIÓN
Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificados con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos, esto origina las preguntas de ¿Qué trabajo se necesita hacerse? ¿Cuándo y cómo se le hará? Cuáles serán los componentes necesarios para el trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia. se formula un plan o un patrón integrado predeterminando las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever,de visualizar, del propósito de ver hacia adelante.
La importancia de la planeación es porque conduce las princiales actividades organizativas, de liderazgo y control, teniendo claro que todo intento de control sin planes carece de sentido, porque la organización no tendrá manera de saber si efectivamente se dirige a donde quiere ir, sin antes saber a dónde quiere ir, por lo que se explica lo importante que es la planeación.
El reconocimiento de la influencia de la planeación ayuda mucho a aclarar los intentos de algunos estudios de la administración para distinguir entre formular la política y la administración, o entre e director y el administrador o el supervisor. Un administrador a causa de su delegación de autoridad oposición en la organización, puede mejorar la planeación establecida o hacerla básica y aplicable a una mayor proporción de la empresa que la planeación de otro. Sin embargo, todos los administradores desde, los directores hasta los jefes o supervisores, planean lo que les corresponde. El siguiente esquema nos muestra mas claramente esta división.
Actividades Importantes de Planeación
Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos aptos para alcanzarlos, Además son guía para:
Actividades Importantes de Planeación
- Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
- Pronosticar.
- Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
- Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
- Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
- Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
- Anticipar los posibles problemas futuros.
- Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos aptos para alcanzarlos, Además son guía para:
- Que la organización consiga y dedique los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos.
- Que los miembros realicen las actividades acordes a los objetivos y procedimientos escogidos.
- Que el progreso en la obtención de los objetivos sea vigilado y medido, para imponer medidas correctivas en caso de ser insatisfactorio.
Las necesidades de planear se derivan del hecho de que todo organismo social en un medio que constantemente está experimentando, cambios tecnológicos, económicos, políticos, sociales y culturales.
Los planes preparados por la alta dirección, que cargan con la responsabilidad de la organización entera, pueden abarcar plazos de entre cinco y diez años.
Planes estratégicos y operativos
Los planes que tienen aplicación en toda la organización, que establecen los planes generales de la empresa y buscan posicionar a la organización en términos de su entorno son llamados planes estratégicos. Los planes que especifican los detalles de cómo serán logrados los planes generales se denominan planes operativos. Se han identificado tres diferencias entre los planes estratégicos y los operativos.
Marco Temporal: corto plazo (menos de 1 año) y largo plazo (más allá de 5 años)
Especificidad: específicos (claramente definidos), direccional (flexibles, establecen guías generales)
Frecuencia de uso: uso único (son generados para una situación única), permanente (planes continuos para actividades repetidas)
Beneficios:
- Permite que la empresa esté orientada al futuro.
- Facilitar la coordinación de decisiones.
- Resaltar los registros organizacionales.
- Permite diseñar métodos y procedimientos de operación.
- Evitar operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo.
- Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.
- Se reduce al mínimo el trabajo no productivo.
- Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
- Se coordinan las actividades hacia el objetivo predeterminado.
- Los gastos totales se reducen al mínimo.
- La planeación es costosa.
- La gente se interesa más en el presente que en el futuro.
- Dificultad para llegar a los datos precisos con relación al futuro.
- Debe balancearse el empleo de recursos dedicados a la planeación, de tal manera que su costo no llegue a exceder a su verdadera utilidad.
- Los buenos esfuerzos de planeación no pueden apresurarse, se requiere tomar el tiempo necesario para reflexionar, localizar y analizar datos suficientes, para considerar posibles cursos de acción y para formular el plan en sí.
La planeación reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la redundancia y fija los estándares para facilitar el control.
La planeación reduce la incertidumbre, también aclara la consecuencia de las acciones que podrían tomar los administradores en respuesta al cambio. La planeación también reduce la superposición y desperdicios de actividades. La coordinación antes del hecho probablemente descubra desperdicios y redundancias. Además cuando los medios y los fines están claros, las ineficiencias son obvias, los propósitos son:
La planeación reduce la incertidumbre, también aclara la consecuencia de las acciones que podrían tomar los administradores en respuesta al cambio. La planeación también reduce la superposición y desperdicios de actividades. La coordinación antes del hecho probablemente descubra desperdicios y redundancias. Además cuando los medios y los fines están claros, las ineficiencias son obvias, los propósitos son:
- Disminuir el riesgo del fracaso.
- Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa.
- Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.
- Asegurar el éxito en el futuro.
Precisión: El curso o los cursos de acción a seguir deben ser precisos, bien definidos dado que van a seguir acciones concretas. Mientras que el fin buscado sea preciso, los medios que coordinemos serán necesariamente total o parcialmente ineficientes.
Flexibilidad: En aparente contraposición al principio de "precisión", tenemos el que en curso de acción debe ser "flexible" a fin de poder realizar en él los ajustes o cambios que resulten convenientes, de acuerdo a la influencia ocasionada por factores internos o externos al organismo social que nos ocupa, o sea, que todo plan debe dejar suficiente margen, para que se pueda absorber los cambios que puedan surgir, cambios debido a los imprevisibles, o a las variaciones que se hayan presentado en las circunstancias después de haber cumplido con la etapa de la "previsión" y que hicieron evidente gracias al proceso de revisión continua a que todos plan debe estar sujeto.
En muchos casos, los cambios en cuestión solo serán adaptaciones momentáneas, después de realizarlas las cuales podemos volver a la dirección original. De ser posible, en el mismo plan original deberán preverse de antemano los cambios a seguir cuando se establezcan la necesidad de realizar cambios en el curso o cursos de acción originales.
Rentabilidad: todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la forma más cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos.
Participación: todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento.
En muchos casos, los cambios en cuestión solo serán adaptaciones momentáneas, después de realizarlas las cuales podemos volver a la dirección original. De ser posible, en el mismo plan original deberán preverse de antemano los cambios a seguir cuando se establezcan la necesidad de realizar cambios en el curso o cursos de acción originales.
Rentabilidad: todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la forma más cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos.
Participación: todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento.
DIRECCIÓN
Es la aplicación de los conocimientos en la toma de decisiones, que dirige implicar mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La relación y el tiempo son fundamentales para las actividades de la dirección. De hecho, la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.
Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro, surge de los pasos de la planificación y la organización. Los gerentes al establecer el ambiente adecuado ayudan a sus empleados a hacer sus mejores esfuerzos,
Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro, surge de los pasos de la planificación y la organización. Los gerentes al establecer el ambiente adecuado ayudan a sus empleados a hacer sus mejores esfuerzos,
IMPORTANCIA DE LA DIRECCIÓN
La dirección es la parte esencia y central de la administración, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los demás elementos.
En efector, si se prevé, planea, organiza, integra y controla, es sólo para bien realizar. De nada sirven técnicas complicadas en cualquiera de los otros cinco elementos si no se logra una buena ejecución, la cual depende de manera inmediata y coinciden temporalmente, con una buena dirección, en tanto serán todas las demás técnicas útiles e interesantes en cuanto permitan dirigir y realizar mejor.
Y es que todas las etapas de la mecánica administrativa se ordenan a preparar las de las dinámicas y de éstas la central es la dirección, por ello puede afirmarse que es la esencia y el corazón de lo administrativo.
En efector, si se prevé, planea, organiza, integra y controla, es sólo para bien realizar. De nada sirven técnicas complicadas en cualquiera de los otros cinco elementos si no se logra una buena ejecución, la cual depende de manera inmediata y coinciden temporalmente, con una buena dirección, en tanto serán todas las demás técnicas útiles e interesantes en cuanto permitan dirigir y realizar mejor.
Y es que todas las etapas de la mecánica administrativa se ordenan a preparar las de las dinámicas y de éstas la central es la dirección, por ello puede afirmarse que es la esencia y el corazón de lo administrativo.
ELEMENTOS
- El Jefe: es aquel que tiene la función de dirigir.
- Los Dirigidos: son a los que dirige el jefe.
- La Situación: es el momento donde se lleva a cabo la dirección.
- Importancia: estimula y dirige a las personas al logro de los objetivos propuestas o trabajos.
EL CONTROL COMO FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propósito alcanzar una meta en común, a través de diversos planes establecidos y a través de los recursos que se posean. Es en ese omento cuando nace el sentido de la administración, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organización para lograr captar sus objetivos.
La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatro funciones específicas que son: la planificación, la organización, la dirección y el control, estas en conjunto se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la optima utilización de los recursos.
Este proceso se lleva a cabo de la siguiente manera:
Definición de Control
El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que son básicos o esenciales:
En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas.
En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados.
En tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas.
Y en ultimo lugar, a través del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias.
En conclusión podemos definir el control como la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los limites de la estructura organizacional.
IMPORTANCIA DEL CONTROL DENTRO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.
De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.
Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados, de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.
Además siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.
TIPOS DE CONTROL
Control Preliminar
Este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades pleneadas serán ejecutadas con prioridad. En ves de esperar los resultados y compararlos con los objetivos, es posible ejecutar una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.
Son deseables debido a que permiten a la administración evitar problemas en lugar de tener que corregirlos después, pero desarfotunadamente este tipo de control requiere tiempo e información oportuna y precisa que suele ser difícil de desarrollar.
Pro ejemplo, un gerente de ventas de un determinada tienda puede tener la política de que todo cambio en el precio, respecto a los precios publicados, debe ser autorizado por escrito por el gerente, es decir, a ningún vendedor de campo se le permite que altere algún precio. Con esto se puede observar que el gerente de ventas lleva un control en su departamento a través de las políticas existentes, cuyos empleados deben cumplir para un mayor funcionamiento del mismo.
Control Concurrente
Este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.
La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa. Cuando un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera directa, el administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y corregir los problemas que puedan presentarse.
Por ejemplo, la mayor parte de las computadoras están programadas para ofrecer a los operadores respuesta inmediata si se presenta algún error. Si se introduce un comando equivocado, los controles del programa rechazan el comando y todavía así puede indicarle por qué es el error.
Control de Retoalimentación
Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.
El control de retroalmientación implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien o a lo largo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones.
El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la acción.
Por ejemplo, se tiene una empresa que tiene 3 sucursales distribuidas por todo el país: Sucursal A, Sucursal B y Sucursal C. El gerente general ha detectado que la Sucursal A tiene serios problemas financieros, mientras que sus otras dos sucursales están funcionando correctamente. Es aquí cuando el gerente debe decidir si esta información es causa suficiente para cerrar dicha sucursal o deberá cambiar las estrategias que han venido implementando.
Áreas de Desempeño del Control
El control tiene muchas áreas de desempeño, todos los departamentos en los que se divide un organización necesitan ser controlados, por lo tanto, las áreas de desempeño dependen de los departamentos existentes en la empresa, entre las áreas del control de una organización se tienen:
Dentro de las áreas de producción se encuentran el control de calidad. Este consiste en la verificación de la calidad (peso, resistencia, consistencia, color, sabor, entre otros) para asegurar que cumplan con algunas normas preestablecidas. Es posible que este sea necesario es uno o varios puntos, desde el inicio, proceso y todas las etapas hasta el producto final. La detección temprana de una parte o proceso defectuoso puede ahorrar el costo del más trabajo en el producto.
También existe el control de información. Para contribuir a la buena toma de decisiones del administrador se debe tener una información precisa, oportuna y completa. Para obtenerla de esta manera, la organización debe poseer sistemas tecnológicamente actualizados y eficientes ya que estos pueden contribuir a corregir un problema con mayor oportunidad.
Por lo que puede decir que el control de información consiste en verificar que esta información sea veraz y comprobable, que permita a los administradores ser más eficiente y efectivos en la toma de decisiones.
Dentro de una empresa debe existir otro tipo de control, como es el control de costo. Una de las labores de un buen administrador está el ahorro en costos, es decir, no acarrear elevados gastos en la producción. El control de costos consiste en buscar la causa por la que se presentan desviaciones en los costos estándar por unidad. El gerente puede hacerse diferentes preguntas: ¿Se han incrementado los precios de los materiales? ¿Se utiliza la mano de obra de manera eficiente? ¿Necesitan los empleados capacitación adicional?. La alta administración debe identificar en qué puntos radica el control.
Además de los controles antes mencionados, podemos hablar del control de correspondencia. En toda empresa se redactan documentos legales que, en algunos casos, van dirigidos a otras organizaciones nacionales e internacionales, mayormente redactado por el staff legal de la compañía. Este tipo de control consiste en verificar cuidadosamente estos documentos, debido a que estas consisten en verificar estos documentos, debido a que estas declaraciones llevan consigo mucho prestigio y autoridad de la organización.
Organización Empresarial
La organización empresarial apunta hacia la tecnificación de los recursos humanos con capacidad de generación de empleos, de ahí que responda a la problemática del avance tecnológico al formar una gestión en las empresas y organizar el trabajo en las mismas.
La productividad y el mantenimiento son dos pilares, entre otros, que permiten el desarrollo sostenido de una sociedad. El primer pilar favorece un óptimo aprovechamiento de los recursos involucrados en los procesos productivos de bienes y servicios; el segundo pilar hace posible la conservación y mejoramiento de la infraestructura existente.
Tareas Típicas
La Escuela Decisional expuesta por Simón, J. G. March (1958) y R, M, Cyert (1963) definía como rutina a los procedimientos operativos, normas de la tareas y de disciplina y que dan estabilidad a la dirección y organización.
En la década de los años 90, partiendo de Nelson y Winter (1982), el planteamiento de las rutinas organizativas se fue asimilando a la capacidad empresarial que facilita el desarrollo de ventajas competitivas, permitiendo a la organización mantener su posicionamiento en el entorno competitivo, así como a los procesos que permiten dinamizar la empresa.
La aplicación de estas rutinas o patrones llevar a determinadas formas de relación entre los elementos de la estructura organizativa. Estas relaciones pueden ser formales o informales, en cuanto se establezcan siguiendo la estructura formal y que han sida previamente establecida y comunicadas a todos los miembros de la organización, o en cuanto se ocasionan como consecuencia de las comunicaciones interpersonales y las formas de coordinación en las tareas y en los centros de actividad, las cuales pueden llegar a sustituir a las propias relaciones formales, dadas su fuerza y consolidación. Por tanto, según sea la presencia de estas categorías de relaciones organizativas se puede considerar dos tipos de organización, a saber:
Organización Formal: es aquella basada en una división racional del trabajo que especializa órganos y funciones en determinadas actividades. Es la organización planeada o definida en el organigrama, consagrada por la dirección y comunicada en todos los manuales de la empresa. Es la organización formalizada de modo oficial.
Organización Informal: Los primeros conceptos fundamentales de la teoría de las relaciones humanas fueron expuestos por Roethlisberger y Dickson, ambos verificaron que le comportamiento de los individuos en el trabajo no podía ser comprendido de manera adecuada sino consideraba la organización informal de los grupos, así como las relaciones entre la organización informal y la organización formal de la fábrica.
Se puede definirlos tres conceptos de organización siguiente:
Función de organizar: conjunto de principios, reglas, procedimientos, técnicas y habilidades o herramientas directivas, que diseñan la estructura organizativa y configuran los procesos para lograr una acción eficiente y eficaz respecto a los objetivos pretendidos.
La organización como función administrativa y parte del proceso administrativo: en este sentido organización se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los órganos involucrados en su administración, establecer relación entre ello y asignar las retribuciones de cada uno.
La organización como segunda función, junto con la planificación, la dirección y el control forma parte del proceso administrativo. Dentro de los moldes clásicos y neoclásicos después de la planificación sigue la función de la organización. Para conseguir los objetivos cuando los planes se ejecutan y las personas trabajan con eficiencia, las actividades deben agruparse con lógica y deben retribuirse en autoridad para evitar los conflictos y la confusión. La organización es una actividad básica de la administración, que sirve para agrupar y estructurar todos los recursos, con el fin de alcanzar los objetivos determinados.
Dentro de las áreas de producción se encuentran el control de calidad. Este consiste en la verificación de la calidad (peso, resistencia, consistencia, color, sabor, entre otros) para asegurar que cumplan con algunas normas preestablecidas. Es posible que este sea necesario es uno o varios puntos, desde el inicio, proceso y todas las etapas hasta el producto final. La detección temprana de una parte o proceso defectuoso puede ahorrar el costo del más trabajo en el producto.
También existe el control de información. Para contribuir a la buena toma de decisiones del administrador se debe tener una información precisa, oportuna y completa. Para obtenerla de esta manera, la organización debe poseer sistemas tecnológicamente actualizados y eficientes ya que estos pueden contribuir a corregir un problema con mayor oportunidad.
Por lo que puede decir que el control de información consiste en verificar que esta información sea veraz y comprobable, que permita a los administradores ser más eficiente y efectivos en la toma de decisiones.
Dentro de una empresa debe existir otro tipo de control, como es el control de costo. Una de las labores de un buen administrador está el ahorro en costos, es decir, no acarrear elevados gastos en la producción. El control de costos consiste en buscar la causa por la que se presentan desviaciones en los costos estándar por unidad. El gerente puede hacerse diferentes preguntas: ¿Se han incrementado los precios de los materiales? ¿Se utiliza la mano de obra de manera eficiente? ¿Necesitan los empleados capacitación adicional?. La alta administración debe identificar en qué puntos radica el control.
Además de los controles antes mencionados, podemos hablar del control de correspondencia. En toda empresa se redactan documentos legales que, en algunos casos, van dirigidos a otras organizaciones nacionales e internacionales, mayormente redactado por el staff legal de la compañía. Este tipo de control consiste en verificar cuidadosamente estos documentos, debido a que estas consisten en verificar estos documentos, debido a que estas declaraciones llevan consigo mucho prestigio y autoridad de la organización.
Organización Empresarial
La organización empresarial apunta hacia la tecnificación de los recursos humanos con capacidad de generación de empleos, de ahí que responda a la problemática del avance tecnológico al formar una gestión en las empresas y organizar el trabajo en las mismas.
La productividad y el mantenimiento son dos pilares, entre otros, que permiten el desarrollo sostenido de una sociedad. El primer pilar favorece un óptimo aprovechamiento de los recursos involucrados en los procesos productivos de bienes y servicios; el segundo pilar hace posible la conservación y mejoramiento de la infraestructura existente.
Tareas Típicas
- Desarrollar procedimientos para áreas administrativas y operativas de la empresa.
- Desarrollar manuales para las áreas administrativas y operativas de la empresa.
- Desarrollar simplificaciones de trabajo en las áreas administrativas y operativas de la empresa.
- Desarrollar diagramas de distribución en planta, secuencias operativas.
- Diseñar programas de entrenamiento y desarrollo de personal.
- Supervisar personal técnico.
- Realizar sistemas de planificación y control de la producción.
- Realizar estudios de control, de calidad.
La Escuela Decisional expuesta por Simón, J. G. March (1958) y R, M, Cyert (1963) definía como rutina a los procedimientos operativos, normas de la tareas y de disciplina y que dan estabilidad a la dirección y organización.
En la década de los años 90, partiendo de Nelson y Winter (1982), el planteamiento de las rutinas organizativas se fue asimilando a la capacidad empresarial que facilita el desarrollo de ventajas competitivas, permitiendo a la organización mantener su posicionamiento en el entorno competitivo, así como a los procesos que permiten dinamizar la empresa.
La aplicación de estas rutinas o patrones llevar a determinadas formas de relación entre los elementos de la estructura organizativa. Estas relaciones pueden ser formales o informales, en cuanto se establezcan siguiendo la estructura formal y que han sida previamente establecida y comunicadas a todos los miembros de la organización, o en cuanto se ocasionan como consecuencia de las comunicaciones interpersonales y las formas de coordinación en las tareas y en los centros de actividad, las cuales pueden llegar a sustituir a las propias relaciones formales, dadas su fuerza y consolidación. Por tanto, según sea la presencia de estas categorías de relaciones organizativas se puede considerar dos tipos de organización, a saber:
Organización Formal: es aquella basada en una división racional del trabajo que especializa órganos y funciones en determinadas actividades. Es la organización planeada o definida en el organigrama, consagrada por la dirección y comunicada en todos los manuales de la empresa. Es la organización formalizada de modo oficial.
Organización Informal: Los primeros conceptos fundamentales de la teoría de las relaciones humanas fueron expuestos por Roethlisberger y Dickson, ambos verificaron que le comportamiento de los individuos en el trabajo no podía ser comprendido de manera adecuada sino consideraba la organización informal de los grupos, así como las relaciones entre la organización informal y la organización formal de la fábrica.
Se puede definirlos tres conceptos de organización siguiente:
- Empresa como organización: sistema sociotecnico abierto compuesto por tres sistemas principales: sistema del entorno, de la empresa y de la empresa y de la comunicación externa e interna, junto a sus subsistemas del comportamiento, estratégico, operativo u organizacional y de dirección o toma de decisiones, siguiendo mi visión del sistema empresarial. En este sistema se persiguen unos objetivos básicos a través de un plan de acción común.
Función de organizar: conjunto de principios, reglas, procedimientos, técnicas y habilidades o herramientas directivas, que diseñan la estructura organizativa y configuran los procesos para lograr una acción eficiente y eficaz respecto a los objetivos pretendidos.
La organización como función administrativa y parte del proceso administrativo: en este sentido organización se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los órganos involucrados en su administración, establecer relación entre ello y asignar las retribuciones de cada uno.
La organización como segunda función, junto con la planificación, la dirección y el control forma parte del proceso administrativo. Dentro de los moldes clásicos y neoclásicos después de la planificación sigue la función de la organización. Para conseguir los objetivos cuando los planes se ejecutan y las personas trabajan con eficiencia, las actividades deben agruparse con lógica y deben retribuirse en autoridad para evitar los conflictos y la confusión. La organización es una actividad básica de la administración, que sirve para agrupar y estructurar todos los recursos, con el fin de alcanzar los objetivos determinados.
INTEGRACIÓN DE RECURSOS
La importancia de la integración en una empresa siempre será de gran valor ya que para que se logre el éxito en la organización debemos de seleccionar al personal competente para los puestos de la organización, y reunir todos los elementos materiales, económicos, técnicos y humanos necesarios para alcanzar los objetivos y como de éstos cuatro elementos el más variable, cambiante y difícil de controlar es el ser humano, es importante hacer hincapié en: la selección del personal, adiestramiento y desarrollo del personal, así como la automatización para el logro de metas cada vez más altas.
IMPORTANCIA
Es el primer paso práctico de la etapa dinámica y por lo mismo, ella depende en gran parte que la "teoría" formulada en la etapa constrictiva o estática, tenga la eficiencia prevista y planeada. Es el punto de contacto entre lo estático y lo dinámico, lo teórico y lo práctico.
Aunque se da en mayor amplitud al iniciarse la operación de un organismo social (conseguir personal, maquinarias, dinero, etc.) es una función permanente, porque en forma constante hay que estar integrado al organismo, por lo tanto para proveer a su crecimiento normal, ampliaciones, etc., como para sustituir a los hombres que han salido por diversas razones, etc., a las máquinas que se han deteriorado, los sistemas que resultan obsoletos, etc.
ETAPAS DE LA INTEGRACIÓN
- Definición de necesidades y requerimientos de los recursos.
- Establecimiento de los estándares de calidad, tiempos y características.
- Determinación de las fuentes de abastecimiento.
- Elección del proveedor más confiable.
- Selección de recursos de acuerdo con los estándares de calidad.
INTEGRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
La integración de los recursos humanos es uno de los factores para lograr el éxito de cualquier organización y que incluye varias etapas.
Reclutamiento: consiste en allegarse del mayor número de candidatos de un puesto para seleccionar al idóneo.
Reclutamiento Interno: es cuando presenta determinada vacante y la empresa la cubre a través de sus empleados.
Reclutamiento Externo: son los aspirantes que no pertenecen a la organización.
Reclutamiento Mixto: es la que presenta por ambas partes tanto interno como externo.
Selección del Personal: es un conjunto de etapas y técnicas mediante las cuales se realiza una evaluación de las características y aptitudes de los candidatos y se elige al idóneo.
Y sus etapas son:
- Recepción de candidatos.
- Solicitud de empleo.
- Entrevista previa.
- Aplicación de pruebas de conocimiento.
- Entrevista profunda.
- Aplicación de pruebas psicométricas y de personalidad.
- Entrevista de selección
- Encuesta socioeconómica.
- Examen médico.
- Contratación.
- Inducción.
INTEGRACIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES
Tiene como finalidad seleccionar a los proveedores confiables que garantizan el suministro de materiales de calidad y en el tiempo requerido, así como efectuar el proceso de las adquisiciones y registros, darle seguimiento puntual y asegurar la recepción de cantidades, calidades y tiempo óptimo. Se organizan en almacenes o inventarios, que pueden ser de materia prima de productos en proceso y de productos terminados.
INTEGRACIÓN DE RECURSOS INFORMÁTICOS
La adecuada adquisición del hardware y el software depende de los recursos y la capacidad de cada empresa. Existe en el mercado software para los micros y pequeñas empresas a un precio realmente accesible.
Algunos puntos a considerar para la adquisición de tecnología será:
- Servicio requerido de infraestructura de red.
- Recursos financieros disponibles.
- Tiempo estimado y duración del uso del equipo.
- Velocidad requerida.
- Seguridad informática.
- Tamaño de la organización y recursos.
INTEGRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
Consiste básicamente en conseguir fuentes de financiamiento internas o externas así como invertir los excedentes de dinero con el máximo rendimiento. Una de las actividades más importantes del área de finanzas es el manejo de las inversiones, la toma de decisiones de inversión se debe considerar a la relación del riesgo y la incertidumbre que implica la inversión con relación al rendimiento esperado.
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